Comment la maison médicale De Hoek a gagné trois à quatre heures par semaine : « La préparation des médicaments pour les patients était devenue intenable. »

La charge de travail dans le secteur des soins de santé ne cesse d'augmenter. Les maisons médicales doivent continuellement chercher des moyens de travailler plus efficacement, sans pour autant sacrifier le contact humain. À la maison médicale De Hoek à Ostende, la coupe a débordé au niveau des piluliers. Le tri et la préparation manuels des médicaments absorbaient chaque semaine des heures d'un temps précieux. « Désormais, lorsque de nouveaux patients s'inscrivent, nous sommes très clairs : nous travaillons via notre pharmacie et avec Polly. Préparer les médicaments nous-mêmes ? C’est fini », déclare Angie, infirmière au sein de la maison médicale.

« Une infirmière passait trois à quatre heures à préparer les pilules »

Jusqu'à il y a un an et demi, un temps précieux était gaspillé chaque semaine à la maison médicale De Hoek pour une tâche manuelle et répétitive : le remplissage des piluliers en plastique traditionnels.

« Avant de travailler avec Polly, nous utilisions les piluliers classiques, ces boîtes hebdomadaires à sept jours et quatre compartiments. Une infirmière passait trois à quatre heures à préparer les pilules, à les contrôler et à passer les commandes auprès de la pharmacie », explique Angie.

Loïc ajoute : « Il y a d'une part la préparation pratique, qui représente une tâche énorme, mais il y a aussi tout le travail de fond : compter jusqu'à quand on peut encore préparer les doses. »

Outre le facteur temps, l'agitation de la pratique quotidienne générait une charge mentale constante lors de la préparation des traitements. Une erreur est vite arrivée lorsque la concentration est sans cesse interrompue. « Généralement, nous préparions les médicaments avant la consultation, afin de pouvoir utiliser ce quart d'heure de rendez-vous pour avoir une vraie discussion avec le patient », explique Loïc pour décrire leur fonctionnement avant l'arrivée de Polly.

« À un certain moment, c'est devenu intenable »

Avec l'augmentation du nombre de patients, la pression sur l'équipe est devenue déraisonnable. Le tri manuel des médicaments n'était plus une solution viable à grande échelle.

Angie : « Vous êtes en train de préparer les médicaments, face à un schéma thérapeutique complexe, en sachant que quelqu'un peut entrer à tout moment dans le bureau ou que le téléphone peut sonner. Le travail reste alors en suspens, ce qui crée un risque d'erreur. La raison principale de notre transition a été la perte de temps que cela engendrait. »

« Nous avons modifié notre façon de travailler parce que l'activité s'intensifiait au cabinet. Plus de patients... À un moment donné, il est devenu intenable de perdre une infirmière pendant une demi-journée par semaine juste pour préparer des piluliers.

Nous nous sommes alors concertés : moi-même en tant qu'infirmière, un représentant de Polly, notre pharmacien titulaire, en collaboration avec le médecin traitant. Ensemble, nous avons fixé une date de lancement et passé en revue les traitements. Tous les patients qui recevaient déjà un pilulier classique zijn passés simultanément au rouleau Polly. Ainsi, nous savons que les traitements sont récupérés toutes les deux semaines, sans que cela ne nous demande plus de temps. Désormais, lorsque de nouveaux patients s'inscrivent, nous sommes très clairs : nous travaillons via notre pharmacie et avec Polly. Préparer les médicaments nous-mêmes ? C’est fini », poursuit Angie à propos de la transition vers Polly.

« Le suivi est également plus fluide avec la pharmacie »

Le passage à Polly s'est avéré être un véritable succès. L'appréhension du changement a rapidement fait place à l'enthousiasme en apportant une structure claire. Loïc : « Je pense qu'après ce premier échange, nous avons tous été très vite convaincus. Je trouve d'ailleurs que Polly démontre parfaitement que la technologie dans les soins de santé peut générer plus de contact avec les patients. »

Angie : « Le suivi est également plus fluide avec notre pharmacie de référence. En pratique, nous recevons un message indiquant que la boîte Polly est prête. Nous nous rendons à la pharmacie et nous la récupérons. Tous les noms des pilules sont inscrits sur les sachets, ce qui permet de vérifier très rapidement si une modification de traitement a bien été prise en compte ou non. Et si ce n'est pas le cas, on peut encore l'ajuster soi-même rapidement. »

Loïc poursuit : « Remettre les médicaments en main propre est aussi, pour nous infirmiers, un excellent moyen de maintenir le lien avec le patient. Le fait de voir le patient toutes les deux semaines garantit un suivi de qualité. Nous profitons de ce quart d'heure de consultation pour évaluer attentivement sa situation : comment vas-tu, comment les choses se passent-elles ici ? Cela nous permet d'intervenir rapidement et d'avoir littéralement un pied dans la porte. C'est pourquoi nous récupérons nous-mêmes les médicaments pour les donner au patient lors d'une consultation ou d'une visite à domicile. »

« Le Pantomed est désormais bien séparé, avant le petit-déjeuner »

Angie : « Les moments de prise sont mieux structurés. Auparavant, les boîtes classiques ne proposaient que quatre compartiments. Les pilules du matin se retrouvaient toutes dans la première case, alors qu'un traitement comme le Pantomed, par exemple, doit impérativement être pris à jeun. Aujourd'hui, ils sont séparés. Ils se trouvent dans un sachet distinct, bien positionné avant le petit-déjeuner. Et cela apporte énormément de clarté. »

« Un gain de temps pour le médecin, l'infirmier, le pharmacien en chef et le patient »

L'implémentation d'un nouveau système demande un effort initial de la part de tous les acteurs impliqués, mais cet investissement est rapidement rentabilisé. « Les gens ont souvent peur du changement. Mais dès le premier pilulier distribué, ils s'y sont très vite habitués. Le processus de démarrage a été intensif, car il a fallu vérifier minutieusement chaque schéma de médication. Tout doit être transmis à la pharmacie. C'est donc une courte période qui s'avère particulièrement chronophage. Mais une fois que le système est en place, le gain de temps est immédiat. Dès que la phase de démarrage est passée, tout le monde y gagne : le médecin, l'équipe infirmière, la pharmacie de référence et, au fond, les patients eux-mêmes », conclut Angie.

Loïc termine : « Notre sentiment, en tant qu'infirmiers, est que nous avons beaucoup plus de contacts avec les patients, et ces moments sont bien plus précieux qu'auparavant. »