Hoe WGC De Hoek drie tot vier uur tijd terugwon: "Klaarzetten van medicatie voor patiënten werd onhoudbaar."

Hoe WGC De Hoek drie tot vier uur tijd terugwon: "Klaarzetten van medicatie voor patiënten werd onhoudbaar."

De werkdruk in de gezondheidszorg neemt toe. Wijkgezondheidscentra moeten continu zoeken naar manieren om efficiënter te werken, zonder in te boeten op menselijk contact. In WGC De Hoek in Oostende liep de emmer over bij de medicatiedozen. Het handmatig sorteren en klaarzetten van medicatie slokte wekelijks uren kostbare tijd op. "Als er nu nieuwe patiënten bijkomen, zijn we heel duidelijk: we werken via onze apotheek en met Polly. Zelf medicatie klaarzetten? Dat doen we niet meer," zegt Angie, verpleegkundige in het wijkgezondheidscentrum.

"Drie tot vier uur was een verpleegkundige bezig met pillen klaarzetten"

Tot anderhalf jaar geleden ging er in WGC De Hoek elke week kostbare tijd verloren aan een repetitieve, handmatige taak: het vullen van de traditionele plastic medicatiedozen.

"Voordat we met Polly werkten, gebruikten we de klassieke medicatiedozen, de weekdozen met zeven doosjes en vier vakjes. Drie tot vier uur was een verpleegkundige bezig met pillen klaarzetten, controleren en bijbestellen bij de apotheek”, vertelt Angie.

Loïc: “Je hebt enerzijds het praktische klaarzetten, dat een grote taak is, maar ook heel de achtergrond ervan: tellen hoe ver je nog kan klaarzetten."

Naast de tijdsfactor zorgde de hectiek van de praktijk voor een constante mentale belasting tijdens het klaarzetten van medicatie. Een fout is snel gemaakt als de focus telkens wordt onderbroken. "Meestal zetten we de medicatie klaar voor de consultatie zodat je die consultatie van ongeveer 15 minuten kan gebruiken om een goed gesprek met iemand te hebben.”, legt Loïc uit hoe ze voor Polly werkten.

"Op een bepaald moment werd het onhoudbaar"

Met een groeiend patiëntenbestand werd de druk op het team onredelijk hoog. Het handmatig sorteren van medicatie bleek niet langer schaalbaar.

Angie: “Je bent medicatie aan het klaarzetten, er is een complex medicatieschema, en er valt altijd wel eens iemand binnen in het bureau, of er komt een telefoontje en dan blijft het liggen, waardoor er ook een risico op fouten ontstaat. De belangrijkste reden om over te stappen was het tijdverlies dat we hadden."

"We zijn anders gaan werken, omdat het drukker werd in de praktijk. Meer patiënten... Op een bepaald moment werd het onhoudbaar om één verpleegkundige een halve dag per week kwijt te zijn aan het klaarzetten van medicatie. We hebben toen samen overlegd, met mij als verpleegkundige, iemand van Polly, onze apothekeres en de huisarts. En toen hebben we samen een startmoment gekozen en de medicatie overlopen. Alle patiënten die al een doos kregen, hebben tegelijk een Polly-rol gekregen. Zo weten wij ook dat om de twee weken de medicatie wordt opgehaald, zonder dat het meer tijd kost. Als er nu nieuwe patiënten bijkomen, zijn we heel duidelijk: we werken via onze apotheek en met Polly. Zelf medicatie klaarzetten? Dat doen we niet meer”, aldus Angie over de transitie naar Polly.

“Het loopt ook vlotter met de apotheek”

De transitie naar Polly bleek een schot in de roos. De angst voor verandering maakte snel plaats voor enthousiasme en structuur.

Loïc: "Ik denk ook, na dat eerste gesprek, dat wij allemaal heel snel overtuigd waren. Ik denk ook dat Polly goed aantoont dat technologie in de zorg kan zorgen voor meer patiëntencontact.”

Angie: “Het loopt ook vlotter met onze apotheek. Ja, we krijgen een berichtje: de Polly-doos staat klaar. We gaan naar de apotheek en halen ze op. Alle namen van de pillen staan op de zakjes, dus je hebt heel snel gecontroleerd of de aanpassing is doorgevoerd of niet. En zo niet, kun je het zelf nog snel aanpassen."

Loïc: "Het meegeven van de medicatie is als verpleegkundige ook meteen een goede manier om iemand te blijven zien. Dat we om de twee weken de patiënt zien, zorgt voor goede opvolging. Dat kwartiertje consultatietijd gebruiken we om bij patiënten goed in de gaten te houden: hoe gaat het met jou, hoe loopt het hier. Zo ben je er ook altijd snel bij, en heb je letterlijk een voet tussen de deur. Daarom halen we de medicatie zelf op en geven we ze mee op consultatie of bij een huisbezoek."

"Pantomed nu netjes voor het ontbijt"

Angie: "De innamemomenten zitten beter in elkaar. Want vroeger had je in je doosje vier vakjes. Je ochtendpillen zaten in het eerste vakje, maar een Pantomed bijvoorbeeld moet eigenlijk nuchter genomen worden. En die zitten nu apart. Die zitten netjes vóór het ontbijt. En dat geeft duidelijkheid.”

"Tijdwinst voor arts, verpleging, apotheek en patiënt"

Een nieuw systeem implementeren vraagt in de beginfase een inspanning van alle betrokken partijen, maar die investering verdient zichzelf snel terug. "Mensen zijn bang voor verandering. Maar na doos één zijn ze er heel snel aan gewend geraakt. Het was een intens opstartproces, omdat alle medicatieschema's heel goed nagekeken moesten worden. Alles moet doorgegeven worden aan de apotheek. Dus dat is een korte periode arbeidsintensief. Maar eens het loopt, win je er meteen tijd mee. Eens de opstart voorbij is, win je tijd voor arts, verpleging en apotheek, en eigenlijk ook voor de patiënten”, besluit Angie.

Loïc: “Het gevoel als verpleegkundige is dat je veel meer patiëntencontact hebt, dat veel waardevoller is dan ervoor."

Start nu met Polly
Polly apotheeker

Vaak gestelde vragen

Polly is kosteloos, hoe kan dat?

Wanneer je start met Polly, koopt jouw apotheker de benodigde medicatie aan via onze groothandel, Fidelmed. Hierbij behoudt de apotheker de standaard apothekersmarge. Dankzij ons efficiënte aankoopmodel kunnen we de Polly-service financieren zonder extra kosten voor jou of je apotheek, zolang je minstens vier verschillende geneesmiddelen per dag gebruikt.

Onze missie is helder: we willen maximale impact creëren door barrières voor zowel patiënten als zorgverleners weg te nemen. Daarom zetten we ons in om deze dienst kosteloos aan te bieden, zodat we samen kunnen bijdragen aan eenvoudig en veilig medicatiegebruik.

Waar kan ik Polly verkrijgen?

Elke zelfstandige apotheek kan ervoor kiezen om Polly aan te bieden. Via deze link kan je eenvoudig zien welke apotheken in jouw buurt Polly al aanbieden.

Waarom Polly?

Het correct innemen van medicatie, met de juiste dosering en op het juiste moment, kan een uitdaging zijn. Verschillende verpakkingen en schema’s maken het ingewikkeld, en fouten of vergeten innames kunnen risicovol zijn. Ook het sorteren van medicatie in een pillendoos kost vaak veel tijd. Polly biedt de oplossing.

Met Polly wordt het gebruik van chronische medicatie overzichtelijk, veilig en efficiënt. Elke Polly-box bevat kant-en-klare zakjes voor elk innamemoment, perfect gedoseerd en klaar voor gebruik. De box bevat genoeg zakjes voor twee weken, zodat je nooit zonder komt te zitten. Je hoeft je geen zorgen meer te maken over vervaldata; jouw medicatie wordt zorgvuldig gecontroleerd.

De zakjes zijn duidelijk gelabeld en hebben een compact formaat, waardoor je je medicatie gemakkelijk overal mee naartoe kunt nemen. Dit geeft jou en je omgeving—zoals familie en zorgverleners—volledige gemoedsrust. Ze weten dat je je medicatie zelfstandig en correct inneemt, wat bijdraagt aan een betere gezondheid en een hogere kwaliteit van zorg.

Bovendien wordt deze service volledig kosteloos aangeboden via de apotheek. Polly maakt medicatiebeheer eenvoudiger en zorgt ervoor dat jij je kunt richten op wat echt belangrijk is: je gezondheid.

Wat is Polly?

Polly is een dienst die je via de apotheek kunt gebruiken. Op basis van jouw medicatieschema wordt je chronische medicatie overzichtelijk en veilig verpakt in handige zakjes. Elk zakje bevat precies de medicatie die je nodig hebt voor één innamemoment. Je kunt om de twee of vier weken een nieuwe Polly-rol ophalen bij de apotheek.

Voor wie is Polly?

Polly is er voor jou, wanneer je dagelijks minstens 4 verschillende geneesmiddelen moet innemen. Weg met het gedoe van verdeelbakjes en pillendozen. Dankzij de afzonderlijke zakjes weet je precies wanneer je welke medicatie moet innemen. Dit is niet alleen tijdbesparend, maar vermindert ook de kans op vergissingen.

Meer vragen